top of page
  • תמונת הסופר/תאלון כדורי

ClickUp - האפליקציה האחת שתחליף את כולן


בשנים האחרונות אנו עדים לאימוץ נרחב של פלטפורמות המתיימרות לעשות הכל: החל מכתיבת פתקים, הערות, סיכומי פגישות ושיעורים ועד לכדי ניהול טבלאות נתונים עם קשרי גומלין ביניהן. אחת המובילות בפופולריות שלה היא Notion, המציעה עבודה גמישה לצד תמחור מאוד מפתה. לכלל הפלטפורמות הללו יש מכנה משותף: הן מבוססות על תכונה מובילה אחת ומשלבות תכונות נוספות העוטפות אותה מתוקף המנטרה של ״אין צורך לחפש פתרונות נוספים בפלטפורמה אחרת, הכל נמצא פה!״. אחת הפלטפורמות שנתקלתי בהן, לא מתביישת ומצהירה ב'ריש גלי': האפליקציה שלנו יכולה להחליף את כולן!

source:clickup.com


האמנם?! לקחנו אותה לסיבוב ובחנו הצהרה זו.


מה אפליקציית ClickUp מציעה?


בראש ובראשונה, ClickUp מציעה פלטפורמה לניהול משימות ופרוייקטים. היא מאוד דומה ומזכירה את Monday הישראלית ואפשר לומר שמתחרה עמה, ראש בראש.


החברה נוסדה בשנת 2017 וממוקמת בסן דייגו, ארה"ב. ב-2020 , היא ציינה קפיצת מדרגה בפעילות שלה לאחר גיוס של 537 מיליון דולר (הגיוס הגבוה אי פעם לסטראטאפ בתחום הפרודוקטיביות!) ומיצוב הפלטפורמה שלה בדירוג גבוה באתרים כמו גרטנר וקפטרה.

בכנס הוירטואלי הראשון שלה שהתקיים ב-2020 - זב אוונס, מנכ״ל ומייסד החברה, איש מאוד מעניין עם חולצות מוזרות בהחלט, טען כי הם הקימו פלפטורמה מתוך הצורך שכל מה שהם צריכים לעבודה ירוכז במקום אחד מאשר עבודה יומיומית המשלבת שלל מערכות ואפליקציות.



עלות השירות של ClickUp?


בואו נתחיל באמת עם מה שמעניין אתכם (ואותי).. כמה השירות הזה באמת עולה?

ובכן, ניתן לעבוד עם ClickUp בחינם ולקבל לא מעט יכולות ואפשרויות.

בהנחה וייעוד הפלטפורמה לצוותים גדולים יותר וכדי ליהנות משלל אפשרויות מתקדמות יותר, רצוי להשקיע ולרכוש רישוי חודשי פר משתמש ב- Tiers הגבוהים יותר.

מה שכן, המודל החינמי בהחלט מסייע לבחון בצורה טובה ולאורך זמן את הפלטפרומה לפני קבלת ההחלטה לשדרג.

(כך עשיתי אני עד אשר שדרגתי לחבילת ה- Business).


להלן החבילות השונות כפי שמפורסם באתר החברה (נכון ל-2022), בחישוב שנתי:


תחילת עבודה עם ClickUp



קפיצה מהירה ל- ClickUp.com ומבצעים רישום מהיר לפרופיל המשתמש שלכם.

לאחר אישור כתובת המייל שלכם, המערכת יוצרת את ה- Space הראשון שלכם (על מבנה המערכת נדבר עוד שנייה).

בשלב זה אתם נדרשים לבחור:

1- סטטוסים - ערכי הסטטוסים של המשימות שתצרו בסביבת העבודה הראשונה שלכם.

2- את ה- ClickUps שייפעלו בסביבה – ClickUps זה שם נרדף לתכונות ופונקציונליות שתרצו שיהיו פעילות בסביבה ותמיד ניתן לכבות ולהדליק לאחר מכן.

3- תצוגות שיעניינו אתכם בברירת המחדל (רשימה, Kanban, לוח שנה ועוד ועוד).

4- הרשאות - האם תרצו להוסיף עוד משתמשים (בצוות שלכם או חשבונות אורחים).

וזהו..אתם יכולים להתחיל לעבוד.


המבנה של ClickUp

מבנה הפלטפורמה של ClickUp מכיל מספר אלמנטים היררכיים באופן שמאפשר גמישות רבה, מחד אך גם יכול לסבך, מאידך. ברגע שמבינים כיצד המערכת בנויה, קל מאוד לקבל החלטה היכן לבנות וכיצד למקם את האלמנטים השונים בה. הנה צילום מסך של סביבת העבודה שלי:

רמה ראשונה - Worspace - למעשה זו סביבת ה- ClickUp שלכם במלואה. ניתן לייצר יותר מ Workspace אחד אבל לדעתי אין צורך ליותר מאחד לעסק/חברה/ארגון.

רמה שנייה - Spaces - זו סביבת העבודה המוחשית שפוגשים במערכת. נתקלנו ב- Space בעת הרישום לפלטפורמה ואכן Space מחזיק במספר הגדרות כשהבולטת ביניהן היא ClickUps - אותן תכונות שהחלטנו להפעיל.

אני אישית מפריד ויוצר Spaces כהפרדה נושאית של התהליכים בעסק שלי וכמובן במידה ואני צריך להפעיל ClickUps שונים לכל Space בנפרד. ניתן לראות שאצלי יצרתי Space נפרד לפעילות מול לקוחות, מכירות, כספים ועוד.

שימו לב לסימן המנעול שיש למרבית ה-Spaces שלי - שם הגדרתי הרשאות שונות ובכך הפרדתי את הפעילות שלי עם הצוות שלי לבין פעילות שרק אני מנהל.

רמה שלישית - Folders - אומר זאת בצורה ישירה וברורה - לא חייב להשתמש ברמה זו.

מה שכן, זה עוזר לרכז מספר רשימות של משימות לכדי תיקייה אחת באופן שמסייע ל:

1- צמצום עץ הניווט וריכוז פעילות של רשימות קשורות תחת תיקייה אחת (פתרון יותר ויזואלי וארגוני)

2- מתן הרשאות לפי תיקייה ובכך ההרשאות תחלחלנה לכלל הרשימות - חוסך זמן בניהול הרשאות לכל רשימה בנפרד.

רמה רביעית - Lists - הבנו כי ClickUp היא פלטפורמה לניהול משימות, לכן משימות יושבות בתוך רשימות. ניתן לייצר מספר בלתי מוגבל של רשימות ובכל רשימה לנהל משימות או פריטים של מה שאתם רוצים למשל:

1- ניהול מלאי של פריטים.

2- מעקב משימות צוותיות.

3- ניהול ומעקב אחר לידים.

3- ניהול ומעקב אחר חשבוניות עסקה (בניתי מערכת שלמה סביב זה ב-ClickUp).


לכל רשימה ניתן לקבוע את הסטטוסים שלה, הרשאות, שדות שונים ומגוונים, תצוגות ועוד.

דוגמא לרשימה בתצוגת פריטים עם שדות יעודיים וקיבוץ לפי סטטוס.

רמה חמישית (ושישית) - Tasks - בסופו של יום, הכל מתנהל בתוך משימה. ניתן לייצר משימה בכמה דרכים ( שאציין בהמשך) אך משימה מכילה יותר ממה שנראה לעין. ברגע שלוחצים על כותרת המשימה, ייפתח ממשק המשימה המכיל:

1- כותרת ותיאור המשימה.

2- סטטוס המשימה (לפי מה שהגדרנו ברשימה).

3- עדיפות -גבוהה, בינונית, נמוכה.

4- שיוך לגורם מטפל - ניתן לשייך משימה לגורם מטפל בצוות כדי שיטפל בה - אותו גורם יקבל יידוע שמשימה שוייכה אליו/ה.

5- שדות עם מידע - ברשימה שיצרנו בה שדות נוספים, הם יוצגו בתחתית חלון המשימה מצד שמאל.

6- צרופות - Attachments - היכולת להעלות או לקשר קבצים. ניתן להעלות קבצים ישירות ל ClickUp או לקשר מ - Google Drive, Dropbox או מ Office 365.

7- זמנים - תאריך תחילה, תאריך סיום ובמידה והופעל ה- ClickUp המתאים, גם מעקב אחר זמן הטיפול במשימה.

8- תקשורת ויומן אירועים - כל האזור הימני של חלונית המשימה מוקדש להצגת יומן (לוג) של כלל הפעולות שנעשו במשימה. זה מאוד יעיל לעקוב ולראות מה השתנה תוך כדי תנועה. במקביל, מאפשר לכתוב הערות ואף לציין ( @mention) אנשי צוות ולייצר תכתובות בתוך ממשק המשימה. מאוד יעיל.

9- לבסוף, חלונית המשימה מאפשרת לייצר תתי משימות ואף צ׳קליסטים. בתצורה זו ניתן לפרק משימה לחלקים במידה והיא משימה מורכבת יותר.


תצוגות

מה שהופך את ClickUp לפלטפורמה, זו היכולת של כל אחד ואחת לשנות ולהתאים את המערכת וממשקה לפי איך ש רוצים לייצג את המידע. ClickUp מציעה תצוגה של המידע בשלל אפשרויות, לפי נוחות העבודה של המשתמש בה.

לא אסקור כל תצוגה שיש בפלטפורמה, אך אציין כי ישנן תצוגות המגיעות בחבילה החינמית וחלקן בחבילות בתשלום וחשוב להבין זאת לפני בניית המערכת. כל Space מוגדר מראש עם תצוגות ברירת המחדל וניתן אף לשחק ולשנות לאחר מכן.

תצוגות המשימות כוללות:

1- תצוגת רשימה.

2- תצוגת Board - שם נוסף Kanban או איך שהכל קל לי להסביר לאנשים - מה שנראה כמו Trello.

3- תצוגת לוח שנה.

תצוגות מעניינות אחרות:

1- תצוגת הגאנט - אני מאוד אוהב אותה ובסטנדרט מאוד גבוה - לא כלולה במודל החינמי.

2- תצוגת ה- Timeline - מעולה להצגה ותכנון של פרוייקטים - לא כלולה במודל החינמי.

3- תצוגת Mind Map - כן, זה מה שהופך את ClickUp למערכת שיש בה הכל. אין צורך לחפש פתרונות באפליקציות נוספות כמו Miro למשל.

4- תצוגת WhiteBoard - פיתוח יחסית חדש ( ולא חף מבאגים). אבל מאפשר יכולת לצייר ולייצר אילוסטרציות מתקדמות סביב משימות ולא רק.



5- תצוגת טופס - כלול במודל החינמי, ואני מאוד ממליץ לשימוש מאחר וזה מאפשר לייצר טופס סטייל Google forms וזה ישר מייצר משימה ברשימה.


תצוגת הטופס יחסית בסיסית ולא ניתן לייצר לוגיקות מורכבות בטופס אך מאוד יעיל להנגשה ללקוחות, עובדים בארגון, ספקים ומה לא.


אני משתמש בזה כטופס Preboarding לעובדים חדשים - כך זה נראה אצלי -->






תמיכה בעברית

לצערי, ClickUp לא תומכת בעברית. (קולות של צרצרים ברקע)


המשמעות היא שממשק המערכת תמיד יתבסס על ממשק לטיני קרי, משמאל לימין. עם זאת, אני בהחלט כותב בעברית בתוך המשימות, שמות של רשימות וכיוצא בזה.

צייצתי בעבר בעניין בטוויטר ואף ניסיתי לייצר התאמה לעברית דרך הדפדפן אך זו משימה בלתי אפשרית לפלטפורמה שמתעדכנת בתדירות כל כך גבוהה.




נושא העברית או יותר נכון, יישור ממשק המערכת מימין לשמאל (בל נשכח לא מעט משתמשים בערבית לפלטפורמה) עולה בתדירות גבוהה בערוצי החברה ונראה שעם הגיוס הכספי האחרון שהחברה ביצעה יש מקום להיות אופטימיים.

ניתן לעקוב אחר סטטוס העניין פה.


בשורה התחתונה - אם אתה בעל חברה / עסק / מנהל מערכות מידע / ראש צוות שמייעד למצוא מערכת לניהול משימות /פרוייקטים או CRM בעברית בלבד - ClickUp כרגע לא בשבילך.


תמיכה בשלל ערוצים ובמכשירים ואינטגרציות

כדי לא להפוך את הפוסט הזה למדריך המוצר הרשמי בעברית ( רעיון לא רע בכלל לייצר אחד כזה כשאני חושב על זה..) כללתי שני נושאים נפרדים תחת קטגוריה אחת:

תמיכה במכשירים

בקצרה אומר, ClickUp תומכת בשלל מערכות הפעלה ומכשירים.

ראוי לציין לחיוב את התוסף לגוגל כרום שלה, שמאפשר לייצר חיבורים נוספים כמו Toggl ואז באותו הממשק גם להוסיף ממד של תיעוד זמן עבודה על משימה, למשל.

ראוי לציין לשלילה את האפליקציה לנייד שלה, נראה שיש ניסיונות טובים לאחרונה אך עדיין היא מגושמת וטרם פיצחו שם את היכולת לייצר משהו מינימליסטי ויעיל להזין ולעקוב אחר משימות.

אינטגרציות

לטעמי, הם עשו עבודה מעולה פה. יש אינטגרציות רבות למערכות קיימות כיום בשוק ודי בקלות אפשר לבצע חיבורים מאוד יפים.

למי מכם שעובד עם כלי אוטומציה דוגמת Zapier או Make (אינטגרומט לשעבר) - ClickUp מאפשרים תמיכה מלאה לפעולות רבות.

יתרה מכך, למפתחים מביניכם ל- ClickUp יש API רחב היקף עם תיעוד מאוד מאוד טוב.

אני לא פעם השתמשתי בו לטובת הרחבת האפשרויות ללקוחות שלי.


האינטגרציה שהוותה מבחינתי ערך מוסף גדול ומשקל באימוץ הפלטפורמה היא החיבור ל-Outlook. היכולת לייצר משימה ישירות מדואר אלקטרוני בעיניי נחשב ל- Game changer.




מה הופך את ClickUp למערכת שיש בה הכל?

כפי שציינתי בתחילת פוסט זה, כל פלטפורמה מצטיינת בתכונה אחת אך מנסה לכלול תכונות ופיצ׳רים נוספים.

פיצ׳רים נוספים שראויים לציון בעיניי שהופכים את ClickUp למעין מקום שיש בו הכל:


1- לא רק יצירת משימות - אמנם, משימה היא האלמנט המרכזי פה אבל ClickUp מאפשרת לייצר מספר אלמנטים כמו

תזכורות, פתקים מהירים לאחרונה Clips - שמאוד מזכיר את מה ש Loom עושים - היכולת להקליט סרטון של מסך העבודה.




2- ניהול מסמכים - Docs - לאחרונה, ClickUp שחררו את גרסה 3 של פיצ׳ר זה. בגדול, ישנו ממשק שמאפשר לכתוב מסמכים או דפי wiki אם תרצו לקרוא לזה. זה מאוד יעיל כאשר משתמשים בזה נניח לסיכומי פגישות, נהלים או אפילו תיעוד טקסטואלי של תהליכי מכירה. זה מאפשר גם לייצר תבניות של דפים אלה מה שחוסך לא מעט זמן.

למי מכם שעבד אי פעם עם Notion, יזהה בנקל את קיצור ה - / שפותח תפריט עם אפשרויות. האם ClickUp מנסים להביא את חוויית Notion לפיצ׳ר זה? לדעתי, יש להם עוד כברת דרך לעשות אבל זה מאוד נוח.


3- אוטומציות - פיצ׳ר זה לא זר למערכות דומות ל ClickUp (לשם השוואה גסה, Monday עושים זאת טוב יותר, לטעמי). אבל, זה מאוד מאוד נוח לייצר אוטומציות שמאפשרות לייצר תהליכים עסקיים פנימיים בתוך המערכת.

בניתי אוטומציה בין רשימות לכל תהליכי המכירה שאני מנהל ב- ClickUp. למשל:

כאשר Lead הופך לפרויקט - ישנה אוטומציה שמייצרת את הפרויקט ברשימת הפרוייקטים שלי על בסיס תבנית של משימות קבועות מראש וקביעת זמנים. סופר יעיל וסופר חוסך זמן!

השנה התווספו אינטגרציות לרכיב האוטומציות דוגמת שליחת מיילים ואף שליחת sms בשימוש עם Twillio.


חשוב לציין גם פה - האוטומציות מגיעות כחלק מהמוצר אך אם יש צורך לייצר הרצת אוטומציות בתדירות גבוהה - יש תמחור נוסף לעניין.



4- דשבורדים (מחוונים) - היכולת לייצר סיכום סכמטי של פעילויות במערכת זה תמיד טוב. ממשק זה די פשוט ומאוד אינטואיטיבי לבנייה. מעבר לדשבורד סטנדרטי כמו סכימה של כמות המשימות הפתוחות או סיכום זמן עבודה על פרויקטים, ניתן גם לייצר אזור ייעודי של מידע אפילו עבור לקוחות וספקים. ראיתי לא מעט דוגמאות ברשת של בניית דשבורד שמרכז פעילות של משימות, תקציב ועוד עבור לקוחות. דשבורד ניתן לשתף כמובן עם חיצוניים שאינם חברים במערכת.

גם פה אציין שפיצ׳ר זה זמין רק לחבילות בתשלום של הפלטפורמה.


קהילה ותמיכה


בנושא זה, רב החיובי על השלילי אבל חשוב לציין את האחרון גם. ClickUp מתהדרת כבר זמן לא מבוטל בממשקי ומעגלי תמיכה רבים. אציין מספר מהם:


ממשק העזרה במוצר - בצד ימין בתחתית המסך, לחיצה פותחת את ממשק הגדרות המערכת ושם ניתן למצוא את Help - זה פותח חלונית עם אפשרויות רבות כמו demos, סרטוני הדרכה, דפי

שאלות ותשובות, בקשת פי׳צרים חדשים ועוד.

מניסיוני, התמיכה שלהם סופר טובה וניתן מענה די מהיר לכל שאלה.


וובינרים - זה נחלק לוובינרים ב- Live שניתן לקחת חלק או צפייה בוובינרים שהתקיימו בעבר וזאת לפי חלוקה לפי נושאים. הוובינרים מפורסמים ומועברים בתדירות גבוהה מאוד ובכך מראים כיצד ניתן לייצר חוויה מאוד ורסיטילית על בסיס המוצר שלהם. אני אישית, לומד המון מוובינרים אלה ומשתדל להתעדכן אחת לחודש לפחות.

קבוצת פייסבוק רשמית - מונה כיום 18 אלף חברים ויש שם מענה לכל מה שצריך, בתדירות הכי טובה שיש - קישור

יועצים, פרטנרים, מובילי דעה - גילוי נאות, אני בדרכי להיות Vetted consultant רשמי של החברה וכיום גם מייעץ למספר לקוחות בישראל כיצד לעבוד בצורה טובה יותר עם הפלטפורמה אבל לאחרונה, ClickUp יצרו מספר ערוצים לא ברורים של יועצים ומובילי דעה באופן שזה אף מבלבל את היועצים עצמם. המלצתי היא למצוא יועצים בדף הרשמי של החברה.


חזון המוצר


כאמור לעיל, אני סבור שהפלטפורמה עושה הרבה דברים נכון.

חרף העובדה שהם נמצאים במרחק 10 שעות עבודה מאיתנו בישראל, הם סופר שירותיים ונראה שיצרו מוצר סביב תרבות החברה שלהם שהיא לא פחות ממדהימה. עם זאת, מדובר בחברה שהיא סטראטאפ שגייס לא מעט כסף וגדל בצורה אדירה בשנתיים האחרונות. גידול זה הביא לכך שהפלטפורמה מציעה חידושים ופיתוחים על בסיס שבועי! מצד אחד זה מדהים, מצד שני, לא אחת ישנה חוויה של באגים ופיצ׳רים שלא עובדים עד הסוף. אני מניח לכשהפלטפורמה תתייצב, חווית המשתמש תהיה מושלמת.

ניתן למצוא את תוכניות החברה לגבי המוצר פה.


סיכום


אז כעת נותר לענות על השאלה - האם זו האפליקציה שיכולה להחליף את כולן?

בתור אחד שעובד עם הרבה מערכות, ClickUp בהחלט הפכה להיות נדבך עיקרי מתהליכי העבודה שלי. היכולת לקבל ראייה רחבה של מה שקורה, אוטמציות, חיבור ל- Outlook וללוחות השנה שלי, לצד תמחור נוח, בהחלט ״קנה״ אותי.

מצד שני, האם זה הדיר את רגליי משימוש במערכות אחרות? אומר שבאופן חלקי בהחלט! אבל, כמו נגר שמשתמש במספר כלים, גם אני משתמש בלא מעט כלי פרודוקטיביות ב- workflow היומיומי שלי.


למי פלטפורמה זו מתאימה?


בעיניי, לצוותים קטנים או לעסקים קטנים עד בינוניים שהיעדר ממשק העברית אינו מהווה חסרון מבחינתם, זו פלטפורמה כמעט מושלמת. ניתן לעבוד איתה בכל סקטור, החל מאנשי מכירות ועד לצוותי פיתוח שעובדים על sprints.

כמנהל צוות עובדים, מבנה הפלטפורמה בהיררכיה שלה מאפשרת לראות בצורה אגרגטיבית (מבט על) את כלל המשימות תחת אלמנט נבחר. יכולת זו הופכת אותה לפלטפורמה יעילה מאוד.

(דרך אגב, יכולת זו נעדרת מ Monday למשל ולו הייתה נתמכת, כנראה הייתי ממשיך איתה).


כאמור, המודל החינמי מספק המון יכולות ואפשרויות והמלצתי היא להתחיל במודל זה תוך תכנון נכון של ההיררכיה הרצויה במערכת.


 

אם הגעתם עד לפה, אני רוצה להעניק לי ולך הטבה.

במידה ותבצעו רישום דרך הקישור בכפתור - תוכלו לקבל הנחה עד לגובה של 30 אחוז (תלוי רישוי) במידה ותרכשו רישוי של המוצר, בשנה הראשונה. (אני בתמורה אקבל עמלת affiliate).


לכל שאלה או בקשה - ניתן לפנות אלינו בכלל הערוצים באתר זה :-)

בהצלחה!!!



Comments


bottom of page