top of page
  • תמונת הסופר/תאלון כדורי

עשרה כללים להטמעה מוצלחת של Microsoft Teams

הקדמה

נכון לכתיבת מילים אלה (2022), צימוד המילים - Microsoft Teams אינו זר לך. שירות זה מבית מיקרוסופט, מייצר פלטפורמה לתקשורת צ׳אט וקולבורציה ארגונית וקרנה עלה משמעותית עם פרוץ הקורונה. עסקים וארגונים רבים משתמשים בה ככלי מרכזי המאפשר המשכיות עסקית, בעיקר אלו שלא עבדו עם כלי ענן דומים, בעבר.


חרף העובדה שמדובר במעין פלטפורמת ״מוצר מדף״ מבית מיקרוסופט, הטמעתה מחייבת היערכות ותכנון כאשר נערכים להטמעה ופריסה בארגון. להלן עשרה כללים שגיבשתי מניסיוני בהטמעת הפלטפורמה בארגונים גדולים וגלובליים:


1.גיבוש חזון ואסטרטגיה


מבלי להכנס לפילוסופיות, Teams מציע שלל אפשרויות לשיתוף הידע בקרב עובדי הארגון. בעיניי, טרם היציאה לפרויקט מסוג זה יש לשאול מספר שאלות:

  1. מה מעמדו של Teams ככלי chat ארגוני? האם זה סופו של כלי צ׳אט אחר בארגון?

  2. אילו תהליכים עסקיים ישולבו בו?

  3. אילו מחלקות יפיקו תועלת משירות זה?

  4. האם ישולב כהטמעה כלל ארגונית או למחלקות מסוימות?

אני מניח שניתן למנות שאלות נוספות, אבל שלב זה חשוב מאין כמותו כדי לדעת מהיכן מתחילים והיכן אנו רוצים להיות בסופו. הנה כמה מקורות מידע שיסייעו בתהליך: למה Microsoft teams? (מצגת), כלים ליצירת adoption.


סרטון הצגת הפלטפורמה במלאת שנה להשקתה - עדיין רלוונטי מתמיד.


2.הכה את המומחה

"ידע הוא כח", יש שיאמרו כי מדובר בקלישאה אך לא בפרויקט מסוג זה. מניסיוני, למובילים מביניכם את הפרויקט, השקיעו זמן בלימוד ובהתנסות. Microsoft Teams מציע שלל אפשרויות שרק מתווספות, אך לא חף מ״גבולות גזרה״. שלטו בחומר והדבר יסייע לכם אף לענות על חלק מהשאלות שמניתי בסעיף הקודם.

חומרים טובים ללימוד ניתן למצוא פה ו פה

3.להכין את השטח

אמנם נראה כי Microsoft Teams הוא בחזקת "Plug &Play" אך על מנת למנוע בעיות עתידיות, יש להיערך, טכנית, לסעיפים הבאים:

- בחינת הרשת הארגונית ( Network assessment) - שירות זה עתיד לצרוך רוחב פס רב בעיקר אם מושמש לרב בשיחות וידאו. על כן מומלץ לבחון את הרשת הארגונית. כדאי להשתמש בכלי הזה ולהכין את הרשת לפי המאמר הזה.

- הכנת הפצת Microsoft Teams למחשבי העובדים - ברב המקרים, ניתן לפסוח על תהליך זה מאחר והשירות מותקן מראש ב- win 10 וב- win 11, למרות זאת - רצוי לקרוא על התהליך פה.

4.מדיניות, גבירותיי ורבותיי, מדיניות

כמו כל שירות הניתן לעובדים יש להגדיר מדיניות. אתרכז בעיקר בכמה אספקטים שיש להתחשב בהם:

  1. מי יכול ליצור סביבת עבודה (Team) ב- Microsoft Teams? בברירת המחדל, כל עובד יכול ליצור זאת בעצמו. אותו עובד הופך להיות הבעלים של סביבת העבודה. לא מעט ארגונים מעדיפים להישאר עם השליטה ולהשאיר זאת בחזקת מערכות מידע. מאחר ויצירת סביבת עבודה יוצרת אוטומטית office 365 group, יש לקחת זאת בחשבון ולהגדיר את התהליך בארגון.

  2. קונבציית שמות - ניתן לאכוף תבנית שמית המייצגת את הארגון ויוצרת אחידות עבודה כאשר מקימים סביבות עבודה, באופן אוטומטי. למשל, תחילית של מיקום - שם מחלקה ועוד.

  3. סיווג סביבות עבודה - ניתן לשייך סיווג ( Classification) לכל Team וכתוצאה מכך להחיל מדיניות, בעיקר, סביב רגישות המידע ב- Team ספציפי.

  4. שיתוף חיצוני - האם סביבות עבודה מבוססות Teams תתאפשרנה לחיבור עם משתמשים חיצוניים לארגון כמו שותפים, ספקים? יש כמובן היבטים נוספים הניתן להגדיר וחשוב לקחת בחשבון טרם היציאה לדרך.

מאמר זה מסכם את הכל בצורה טובה ותמציתית.


5.פיילוט


כעת, הגיע הזמן לצאת לדרך! לפני שיוצאים עם הפתרון לכלל הארגון, רצוי לבחון אותו עם קבוצת עובדים ולקבל את חוות דעתם באשר לערך המוסף שנותן השירות אל מול אתגרים בשימוש בו. רצוי להעביר הדרכה קצרה למשתמשי הפיילוט בנוסף לכללים מנחים בבדיקה. רצוי לקצוב זמן תחום לתקופת הפיילוט ולאחריו לקיים שיחה עם משתמשי הפיילוט כדי להבין היכן הפערים ( באם קיימים) והאם ניתן למנוע אותם טרם הפצה לכלל הארגון. (אני השתמשתי ב- Microsoft Forms בארגון גלובלי כדי לקבל פידבק,למשל) הכי חשוב! - יש לבחור קבוצת עובדים שנחיצותם לשירות רבה, הם משתפי פעולה והם יכולים לשמש כשגרירי השירות בארגון ו"להדביק" עובדים אחרים. אנחנו קוראים להם ה- champions וניתן לתגמל אותם על ידי מתן הדרכה מתקדמת, שיתופם באירוע ההשקה. בארגון מסוים אך הכנתי כפתור נחמד שניתן ל- Champions:


ניתן ללמוד על תוכנית ה- champions של מיקרוסופט פה, כדי לקבל עוד רעיונות.


6.מחלקות שונות, Teams שונים

אחד היתרונות הברורים של הפלטפרומה טמון במגוון הפתרונות שהיא מציעה ובורסטיליות שלה למגוון הצרכים של מחלקות הארגון. על ידי מיפוי מיטבי של הצרכים, ניתן להציע פתרונות מגוונים על ידי שימוש ב- Connectors, טאבים ו- Channels שונים. הרי ברור שמחלקת שיווק תשתמש באלמנטים שונים ממחלקת כספים. כדי לסייע לכם, ניתן להתרשם מ- day in life של מחלקת שיווק למשל פה או להתרשם כיצד חברות שונות משתמשות ב- Teams בסרטון הבא:



7.אמצו בעצמכם את מה שאתם מטיפים לעובדי הארגון (Practice What you Preach)


נשמע מובן מאליו אבל...מאוד חשוב שתהיו ה- early adopters. בכך תשמשו דוגמא ותוכלו להראות לשאר העובדים כיצד אתם משתמשים בשירות וכמו כן, תלמדו טוב יותר כיצד דברים עובדים וכמובן חידושים ועדכונים המתרחשים בזמן אמת. עוד עניין, במסגרת משפט המחץ לעיל - נסו לגייס את ההנהלה הבכירה!

כן..זה נשמע מופרך אבל בכל שינוי ארגוני, תמיכה של ההנהלה תסייע פלאים בהטמעה בארגון. בארגון בו עבדתי, הדירקטוריון ביצע ישיבות על ידי שימוש ב- Teams.

8.הדרכת משתמשים

נשמע טריוויאלי אבל חשוב להתרכז באלמנטים השונים של Teams בצביון הארגון שלכם כדי למקסם שימושיות ולמזער פניות לתמיכה ובכך לאפשר לעובדים חווית שימוש רציפה וחלקה.

מתן דגש על שימוש ב- chat מרובה משתמשים אל מול הקמה של team היא דוגמא קלאסית לפן שיעלה בהדרכה ויסייע לעובדים להבחין בין זאת.

קיימים חומרי הדרכה למכביר ( ואף שיתפתי זאת מקודם) אך קישור מעולה שסייע בעבורי הוא הקישור http://teamsdemo.office.com/ - זו לומדה אינטראקטבית המסייעת לעובדים תוך שתי דקות בלבד להבין כיצד עובדים עם Teams.

טיפ של אלופים - באחד הארגונים יצרתי Team הנקרא "מה חדש ב- Microsoft Teams". צירפתי את כלל עובדי החברה ופרסמתי מדי שבוע טיפים וטריקים לעבודה עם השירות. הופתעתי לגלות כי לאט לאט יצרתי קהילה בארגון וכי עובדים טרחו להגיב ולעדכן בדברים חדשים שגילו בעצמם.

9.תקשור לחברה


שלב הכרחי בתהליך שגם אותו יש לתכנן כהלכה.

לא הייתי ממליץ להשאיר תקשור יחיד וסופי סמוך למועד ההשקה אלא "טפטופי" מידע הנשלחים במגוון אמצעים (לא רק בדואר אלקטרוני).

לשם כך, הורידו את Microsoft Teams customer success kit. תמצאו שם מגוון חומרים כמו: פוסטרים, ברושורים ותבניות של דואר אלקטרוני לתקשר את Teams בארגון.

10.קחו את Microsoft Teams לשלב הבא


ברכותיי! עכשיו שיש לכם Microsoft Teams בארגון ניתן לקחת אותו למימדים נוספים. כווונתי היא שאם יש לכם את הזמן והיכולת ניתן לשלב בו אלמנטים מקוסטמים לארגון שלכם כמו:

  • Custom connectors

  • Bots

  • Webhooks

  • QnA Maker

ועוד.


 

אם הגעת עד לפה, אני רוצה לפנק אותך במאמר זה שתוכל לקחת איתך ולהציג למי שצריך בהנהלה שלך. הכנתי לפני מספר שנים סקירה דומה מבוססת Sway (כן..שירות נוסף של 365).

בנוסף, כדאי לבדוק את דף ״המשכיות עסקית״ שלנו - שם תמצאו שלל פתרונות כולל סקירה מקיפה שעשינו בסרטון המצורף לדף.


בהצלחה


Comentarios


bottom of page